La educación que deja huella no es la que se transmite de mente a mente, sino de corazón a corazón.

Dr. José Rivera Melendez
Director Regional de Educación del Callao
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Archivo

EDILBERTO QUINTEROS UGALDE
Jefe de Archivo Central

Teléfono: 4209900
Anexo:17029

I.DE LOS PROCEDIMIENTOS

DE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

FINALIDAD

  • Facilitar una rápida localización y recuperación de la información
  • Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los distintos niveles de archivo de la Dirección Regional de Educación del Callao.
  • Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como producto de las actividades de la Dirección Regional de Educación del Callao.
  • Difundir la terminología archivista básica de mayor uso, en la organización documental.

REQUISITOS

  • Formular y disponer del cuadro de Clasificación del fondo Documental.

II.EL SERVICIO DE INFORMACIÓN

FINALIDAD

  • Facilitar al usuario la obtención de información, regular su acceso y garantizar el uso adecuado.
  • Orientar las acciones del servicio de información para las consultas, préstamos y expedición de copias, en forma eficiente y oportuna.
  • Satisfacer oportunamente la demanda de información que solicite el personal de la Dirección Regional de Educación del Callao y el Público usuario.
  • El encargado del archivo Central, dispondrá la ubicación y la entrega de lo solicitado al usuario, firmando la solicitud o formato N° 02 (Anexo 02), según sea el caso, en señal de conformidad; dejando en su lugar una copia y archivando el original.
  • El tiempo de préstamo de los documentos no excederá los 03 días, salvo autorización expresa de la Gerencia de Administración, al término del cual el usuario devolverá el documento en las mismas condiciones que salió del Archivo Central, verificándose el estado de conservación del documento.
  • Una vez devuelto el documento otorgado en préstamo el Encargado del Archivo previa verificación, dispondrá la colocación del documento en su lugar, retirando la copia de la solicitud y devolviéndola al usuario.
  • El usuario firmará el Registro de préstamos, como constancia de haber sido atendido.

III.REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN

  • El encargado del Archivo Central recepcionará la solicitud con el V°B° del a Gerencia de Administración
  • El Encargado del Archivo Central, dispondrá la ubicación del documento requerido y procederá a realizar el informe correspondiente.
  • El usuario deberá de apersonarse al local de Archivo Central a fin de recabar el informe solicitado.

IV.REQUISITOS

PARA CONSULTAS

  • Solicitud verbal del usuario.
  • Carnet de identificación del trabajador
  • Aprobación verbal de la Gerencia de Administración cuando el caso lo requiera.
  • Llenado del Formato N° 01, en Anexo 01

PARA PRESTAMO

  • Solicitud escrita dirigida a la Dirección Regional de Educación del Callao (Para usuario externo)
  • Autorización de la Gerencia de Administración, mediante Memorandum dirigido al Encargado de Archivo Central (Para casos especiales)
  • Llenado del formato N° 02, en Anexo 02

PARA REQUERIMIENTO DE INFORMACION

  • Solicitud escrita dirigida a la gerencia de Administración, en la cual deberán consignarse datos exactos de lo solicitado.

V.CONSULTA

  • El encargado del Archivo Central dispondrá la ubicación de la documentación solicitada y entregará la información al usuario, dentro de las instalaciones del Archivo Central.
  • En los casos de documentación propia de la alta Dirección, y otros criterios del Encargado del Archivo Central, este deberá solicitar la autorización verbal de la gerencia de Administración.
  • El usuario firmará un registro ó formato N°01 del servicio, en Anexo 01.

VI.PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

  • El Encargado del Archivo Central recepcionará de la Gerencia de Administración la solicitud del usuario externo indicando el documento requerido, en la cual deberá consignar una descripción general de la misma, a fin de facilitar la localización del documento.
  • En los casos de documentación propia de la alta Dirección, previamente se requerirá la autorización de la Gerencia de administración, mediante Memorandum de autorización.
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